Penyimpanan Arsip Sistem Nomor

Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun dengan menggunakan
kode angka/nomor. Adapun sistem nomor yang digunakan berdasarkan peraturan yang sudah lazim digunakan yakni.

1. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey
2. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut)
3. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan terminal digit.

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor banyak digunakan di berbagai kantor atau instansi yang penggunanya menggunakan urutan nomor, cth, KTP, No. Rek Bank, Nomor Induk Siswa (NIS), dan penggunaan nomor lain semacamnya.

Contoh:

• Sekolah                : Nomor Induks Sekolah
• Perguruan Tinggi   : Nomor Induk Mahasiswa
• PLN                     : Nomor Rekening Listrik
• Rumah Sakit         : Nomor Identitas Pasien

Seperti dijelaskan diatas bahwa penyimpanan arsip dengan sistem nomor menggunakan penyimpanan dengan metode nomor tertentu, berikut akan dijelaskan metode-metode tersebut.

Number Filing System

1. Penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey

Filing sistem ini diciptakan oleh Malvile Dewey.Sistem ini disebut juga sistem desimal dengan menggunakan notasi angka 0-9. Untuk menyusun arsip dengan sistem nomor kita perlu membuat daftar klasifikasi, daftar klasifikasi ini adalah daftar yang memuat segala persoalan kegiatan yang ada di dalam kantor/perusahaan.

Membuat daftar klasifikasi Dewey memerlukan pemikiran yang tajam, karena setiap tingkat permasalahan hanya dibuat 10 masalah saja. Masalah utama terdiri dari 10 masalah. Setiap satu masalah utama terdiri dari 10 sub masalah. Setiap satu sub masalah terdiri dari 10 sub-sub masalah. Oleh karena itu, pengelompokan nama masalah harus benar-benar teliti, sehingga semua masalah surat dapat tercakup semua dalam klasifikasi.

Contoh daftar klasifikasi nomor Dewey.

Masalah utama                     Sub Masalah          Sub-sub Masalah

000 Organisas                         100 Upah          

                                                                               

                                                                                
100 Kepegawaian                    110 Cuti               111 Cuti Sakit 
                                                                              110 Cuti Melahirkan

                                                                              112 Cuti Tahunan

                                               

                                                                              
200 Keuangan                         200 Kredit1

                                                

                                                210 Pajak                210 Pajak Motor

                                                                                211 Pajak Mobil

                                                                                212 PBB

                                                                                213 PPH

                                                                                

Setelah membuat daftar klasifikasi, hal berikutnya dalam penyimpanan kearsipan adalah mempersiapkan peralatan dan perlengkapan. Berikut ini adalah jenis perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan dalam sistem Dewey.

1. Filing cabinet

Diperlukan 10 Laci filing cabinet, kode laci ini sebagai penunjuk masalah utama. Kode laci ini berurutan sebagai berikut.

Laci 1    Kodenya    000

Laci 2    Kodenya    100

Laci 3    Kodenya    200

Laci 4    Kodenya    300

Laci 5    Kodenya    400

Laci 6    Kodenya    500

Laci 7    Kodenya    600

Laci 8    Kodenya    708

Laci 9    Kodenya    800

Laci 10  Kodenya    900

2. Guide

Setiap masalah utama terdiri dari 10 sub masalah. Maka apabila ada 10 masalah utama berarti ada 100 sub masalah. Oleh karena itu dibutuhkan pula guide sebanyak 100 buah. Untuk Kode guidenya sendiri dapat dilihat sebagai berikut.

Guide 1      Kodenya   000

Guide 2      Kodenya   010

Guide 3      Kodenya   020

Guide 4      Kodenya   030

Guide 5      Kodenya   040

Guide 6      Kodenya   050

Guide 7      Kodenya   060

Guide 8      Kodenya   070

Guide 9      Kodenya   080

Guide 10    Kodenya   090

3. Hanging Folder

Setiap sub masalah terdiri dari 10 sub-sub masalah. Jika ada 100 sub masalah berarti dibutuhkan 1.000 hanging folder. Hanging folder ini terletak dibelakang guide. Pada guide 010, terdapat 10 hanging folder yang berkode sebagai berikut
.

Hanging folder 1    Kodenya    010

Hanging folder 2    Kodenya    011

Hanging folder 3    Kodenya    012

Hanging folder 4    Kodenya    013

Hanging folder 5    Kodenya    014

Hanging folder 6    Kodenya    015

Hanging folder 7    Kodenya    016

Hanging folder 8    Kodenya    017

Hanging folder 9    Kodenya    018

Hanging folder 10  Kodenya    019

d. Kartu indeks

Kartu indeks digunakan untuk mencatat setiap surat yang disimpan.

e. Rak sortir

Jumlah rak sortir disesuaikan dengan kebutuhann.

Setelah peralatannya sudah tersedia, maka langkah selanjutnya adalah penyimpanan dengan menggunakan sistem ini, prosedurnya adalah sebagai berikut.

1. Memeriksa berkas.Tahap ini dilakukan dengan memeriksa tanda-tanda perintah penyimpanan arsip, apakan ada tanda 'dep', simpan, dan lain sebagainya.
2. Mengindeks, mengindeks dilakukan dengan cara melihat masalah surat tersebut kemudian mencocokan dengan daftar klasifikasi nomor Dewey yang sudah kita buat tadi Jangan lupa untuk membuat kartu indeksnya.
3. Mengode, memberi kode pada surat dengan nomor klasifikasi Dewey. Contoh: Masalah cuti melahirkan berkode 111.6. Saat memasukan surat ke folder, petugas harus melihat surat ini merupakan surat yang keberapa. Jika di folder sudah ada 6 surat,  berarti surat ini merupakan surat yang ke 7. Sehingga kode surat menjadi 111.6 (surat dimulai dari kode 0 sebagai urutan 1). 
4. Menyortir, kegiatan ini dilakukan jika jumlah surat sudah banyak.
5. Menempatkan, tempatkanlah surat di dalam laci berkode 100, dibelakang guide berkode 110, di dalam hanging folder berkode 111, surat urutan ke 7 dari belakang. 

Sedangkan untuk prosedur penemuan kembali menggunakan sistem nomor dewey ini adalah sebagai berikut

• Jika kode surat yang akan dicari sudah di ketahui, maka langsung cari saja pada tempat penyimpanannya.
• Contoh: Arman akan mencari surat berkode 245.1. Maka ia akan mencari pada laci berkode 200, dibelakang guide berkode 240, dalam hanging folder 345, urutan surat ke 2 (2+1).
• Ambil surat dari folder dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)
• Berikan kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar 2)
• Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file.
• Sedangkan jika tidak mengetahui surat yang akan dicari, maka pergilah ke cardex untuk melihat kartu indeks. kemudian lihatlah kodenya dan carilah seperti cara yang diatas.

2. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut)

Sistem ini dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan berkisar 1.000 sampai 10.000 arsip. Penomoran dimulai dari nomor 1,2,3, dan seterusnya. Pada sistem ini setiap koresponden diberi nomor kode sesuai dengan urutan yang berlaku pada Buku Nomor.

Buku Nomor adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah digunakan sebagai nomor koresponden (nama) dalam file sistem nomor. Nama koresponden yang dapat deberi kode nomor adalah jika surat atas nama tersebut sudah lebih dari 5 surat. Tetapi jika belum mencapai 5 surat, maka belum ditulis pada buku nomor, surat diberi kode sementara dengan huruf C yang berarti file Campuran.

Untuk daftar klasifikasi nomor seri adalah sebagai berikut.

1 - 100 (kode laci)

      1 - 10 (kode guide

      11 - 20

             11 (kode hanging folder)

             12

             13

             14

             15

             16

             17

             18

             19

             20

Untuk jenis-jenis peraelatan dan perlengkapan yang digunakan adalah sebagai berikut.

a) Filing cabinet

Satu laci filing cabinet dapat menampung sampai sebanyak 5.000 surat. Namun untuk mempermudah menyimpan dan mengambil arsip sebagiknya diisi dengan 3.500-4000 arsip. Berarti untuk menyimpan 10.000 surat diperlukan 3 laci filing cabinet (satu filing cabinet berlaci 3).

b) Guide

Guide diperlukan sebagai pembatas, dibelakang guide ditempatkan beberapa folder, kurang lebih sepuluh folder. Satu folder berisi 25 lembar surat, berarti satu laci memuat 150 folder. Sehingga diperlukan 10 guide setiap laci.

c) Hanging Folder

Satu laci butuh sekitar 150 hanging folder. Berarti dibutuhkan sekitar 450 hanging folder untuk menyimpan arsip sebanyak 10.000 lembar.

d) Kartu Indeks

Kartu indeks dibuat sebanyak jumlah nama koresponden dari arsip yang disimpan. Jika jumlah surat dari satu koresponden sudah lebih dari 5, maka kode surat pada kartu indeks ditulis dengan kode nomor, tetapi jika belum diberi kode C.

e) Buku Nomor

Perhatikan buku nomor berikut

      Tanggal                    Nama                                         Nomor File

10 Januari 2013               Muhammad Galih Prasetyo          100

15 Februari 2013             Muhammad Aryo Wibisono         101

25 Maret 2013                Adinda Nur Aisyah                      102

Setelah peralatan untuk sistem ini tersedia maka langkah selanjutnya cara menyimpan arsip dengan sistem nomor seri ini adalah sebagai berikut.

a. memeriksa berkas

b. mengindeks

Tentukan nama koresponden dari surat/arsip yang akan disimpan, kemudian indeks sesuai peraturan mengindeks. Kemudian lihat kartu indeks nama tersebut pada laci cardex.

Setelah melihat kartu indeks akan menghasilkan tiga kemungkinan yaitu

1. Jika kartu indeksnya belum ada berarti arsip tersebut adalah koresponden baru, sehingga perlu dibuat kartu indeksnya dan diberi kode C.
2. Jika indeksnya ada dan berkode C, berarti nama tersebut jumlah arsipnya masih kurang dari 5 dan disimpan pada map campuran. Tidak perlu dibuatkan kartu indeks. Bila jumlahnya lebih dari 5 surat, maka arsip tersebut dikeluarkan dari map campuran dan ditempatkan pada map individu dan diberi kode nomor, kode C pada karu indeks dicoret dan diganti dengan kode nomor.
3. Jika karu indeksnya ada dan bernomor, berarti arsip tersebut sudah lebih dari 5 surat dan berada pada map individu. Tidak perlu dibuatkan kartu indeksnya lagi.

c) Mengkode

Beri surat sesuai dengan nomor pada buku nomor. Atau kode C, jika jumlahnya belum mencapai 5.

d) Mensortir

Kegiatan ini dilakukan jika surat dalam jumlah yang banyak.

e) Menempatkan

Arsip ditempatkan pada tempat penyimpanan sesuai dengan kode. Jika arsip berkode C, maka ditempatkan pada laci berkode C (Campuran). Tetapi jika kodenya adalah nomor, berarti ditempatkan pada laci yang berkode sesuai dengan nomor surat.

Contoh:

Arsip atas nama Ari Junaedi akan disimpan dengan sistem nomor seri. Maka herlina sebagai petugas arsip melakukan langkah-langkah berikut.

• Mengindeks nama Ari Junaedi menjadi Junaedi, Ari.
• Mengkode nama tersebut menjadi Ju.
• Mencari pada karut indeks pada laci kode J, dibelakang guide Ju.
• Lihat kode pada kartu indeks (kode 208).
• Beri kode pada surat dengan kode 208.
• Tempatkan arsip pada laci berkode 151-300, dibelakang guide 201-210, didalam hanging folder berkode 208, dan ditempatkan paling depan.

Untuk menemukan kembali arsip dengan menggunakan sistem ini, maka dapat dilakukan langkah sebagai berikut.

• Cari kode nomor arsip tersebut jika sudah diketahui. Jika belum, dapat dilihat pada kartu indeks berapa nomor yang dimaksud.
• cari arsip tersebut pada tempat penyimpanan sesuai dengan kode nomor arsip tersebut.
• Ambil arisp dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)
• Berikan pada peminjam arsip berikut lembar pinjam arsip (lembar 2)
• Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file.

3) Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor terminal digit

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan sistem terminal digit adalah sistem penyimpanan dan penemuan berdasarkan nomor urut pada buku arsip. Nomor urut pada buku arsip dimulai pada nomor 0000 (4 digit), sehingga arsip yang bernomor 0000 adalah arsip yang pertama disimpan.

Untuk paham sistem ini diperlukan konsentrasi yang tinggi, karena sistem ini sulit dipahami 

jika pertama kali membaca. Pada sistem ini penomoran ditentukan pada satu kelompok nomor yang mudah dibaca dari kanan ke kiri, yang dipisahkan dalam kelompok terdiri dari 2 - 3 nomor.

Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan pada sistem nomor terminal digit ini adalah sebagai berikut.

a) Filing Cabinet

Diperlukan 10 laci filing cabinet yang berkode

Laci 1 kodenya  00 - 09

Laci 2 kodenya  10 - 19

Laci 3 kodenya  20 - 29

Laci 4 kodenya  30 - 39

Laci 5 kodenya  40 - 49

Laci 6 kodenya  50 - 59

Laci 7 kodenya  60 - 69

Laci 8 kodenya  70 - 79

Laci 9 kodenya  80 - 89

Laci 10 kodenya  90 - 99

b) Guide

Setiap laci terdiri dari 10 Guide. Jika 10 laci berarti dibutuhkan 100 guide. Laci yang berkode 00-09, terdapat 10 guide yang berkode sebagai berikut.

Guide 1 kodenya  00

Guide 2 kodenya  01

Guide 3 kodenya  02

Guide 4 kodenya  03

Guide 5 kodenya  04

Guide 6 kodenya  05

Guide 7 kodenya  06

Guide 8 kodenya  07

Guide 9 kodenya  08

Guide 10 kodenya  09

c) Hanging Folder

Di belakang guide terdapat 10 hanging folder. Jika ada 100 guide berarti dibutuhkan 1.000 hanging folder.

Guide yang berkode 00, terdapat hanging folder yang berkode sebagai berikut.

Hanging folder 1    kodenya   00/0

Hanging folder 2    kodenya   00/1

Hanging folder 3    kodenya   00/2

Hanging folder 4    kodenya   00/3

Hanging folder 5    kodenya   00/4

Hanging folder 6    kodenya   00/5

Hanging folder 7    kodenya   00/6

Hanging folder 8    kodenya   00/7

Hanging folder 9    kodenya   00/8

Hanging folder 10  kodenya   00/9

d) Kartu indeks

Setiap surat yang disimpan dibuatkan kartu indeksya

e) Buku Arsip

Buku arsip adalah yang digunakan untuk mencatat surat-surat yang akan disimpan sebagai arsip.

contoh.

NO.         Tanggal Simpan         Caption/Judul         No. Surat         Hal. Surat              Ket.

0000        2 Jan 2014                  Andika                      -                        Lamaran kerja        -

0001        7 Jan 2014                  PT Agung                  3/B/1/14            Tagihan                  -

0002        3 Feb 2014                 CV Aria                    4/C/1/14            Tagihan                  -

Untuk menyimpan arsip sistem nomor dapat dilakukan sebagai berikut.

a) Memeriksa Berkas

Berkas diperiksa tanda-tanda perintah penyimpanannya

b) Mengindeks

Mengindeks dalam sistem terminal digit adalah membagi nomor arsip yang berasal dari buku arsip beberapa unit untuk menunjukkan letak/posisi dimana surat tersebut disimpan.

Jadi arsip yang akan disimpan terlebih dahulu dicatat dalam buku arsip untuk mendapatkan nomor urut penyimpanan yang sekaligus juga sebagai kode surat. Disamping itu jangan lupa dibuatkan kartu indeksnya.

Contoh kode surat 0456

Kode surat pada kartu indeks memiliki arti sebagai berikut.

Unit  I

Diambil dua angka dari urutan paling akhir (56), artinya menyatakan nomor laci (50-59) dan nomor guide (56).

Unit II

Satu angka setelah unit ke satu (4), artinya menyatakan urutan folder yang tersimpan dalam laci (56/4).

Unit III

Semua angka setelah unit 1 dan 2 (0), artinya menyatakan urutan warkat yang ada dalam folder +1.

Berarti warkat yang berkode 0456, dapat kita simpan pada laci berkode 50-59, guide 56, hanging folder 56/4, pada urutan surat ke 1.

c) Mengkode

Menentukan kode berdasarkan nomor urut pada buku arsip. Jika surat terakhir yang disimpan sudah mencapai nomor 1000, maka surat selanjutnya bernomor urut 1001, sehingga kode nomor surat tersebut 1001.

d) Mensortir

Dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan dalam jumlah yang banyak.

e) Menempatkan

Tempatkan arsip pada tempat penyimpanan yang sesuai dengan kode surat dan indeks dalam sistem terminal digit.

Untuk prosedur penemuan kembali dapat dilakukan dengan cara berikut ini.

• Tentukan kode surat yang ingin dicari
• jika kode surat diketahui maka langsung ke tempat penyimpanan, tetapi jika kode surat tidak diketahui maka merujuklah pada kartu indeks.
• cari arsip pada tempat penyimpanan sesuai dengan ketentuan pemberian kode.
• ambil arsip jika sudah ditemukan, dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)
• berikan kepada peminjam arisp berikut dengan lembar pinjam arsip (lembar 2)
• simpan lembar pinjam arisp (lembar 3) pada tickler file.